Busy…ness * ! La programmazione delle attività dei professionisti e delle aziende

(* è un gioco di parole tra busy, cioè “occupato”, “indaffarato” e business, cioè “impresa”, “azienda” ma anche “occupazione”)

Qualche tempo fa un mio cliente, un professionista del terziario avanzato, raccontandomi della sua attività, mi ha detto che nel suo settore, nonostante la crisi economica generale, le opportunità di lavoro non mancano. Per lui, semmai, il problema è l’opposto: ha troppi progetti già avviati, spesso è costretto a lavorare anche nei weekend e, perciò, teme di perdere opportunità di lavoro più interessanti per l’impossibilità di riuscire a divincolarsi dagli impegni già presi.

Durante la conversazione mi sono reso conto che al mio cliente mancava una adeguata politica di programmazione e calendarizzazione delle attività.

Gli ho consigliato di agire seguendo le metodologie adottate nel project management. Mi ha chiesto di dargli una mano e così, insieme, abbiamo provveduto ad eseguire la Work Breakdown Structure delle sue iniziative di lavoro. 

In parole povere, abbiamo dapprima fatto l’elenco di tutti i suoi progetti in itinere; successivamente, con l’ausilio di un software di costo irrisorio, abbiamo scomposto ciascun progetto (attività complessa) nelle sue attività elementari. Fatto ciò, abbiamo individuato quali tra esse fossero di mera routine e, perciò, da delegare interamente ai collaboratori; quali fossero delegabili ma da sottoporre a revisione una volta ultimate; quali invece fossero strategiche e, quindi, meritevoli di essere condotte direttamente. Ancora, abbiamo individuato il fabbisogno di fattori produttivi connesso a ciascun progetto, organizzando anche un budget dei costi su foglio elettronico e, infine, abbiamo assegnato una scadenza ad ogni attività. In conclusione, sempre tramite software specifico, abbiamo eseguito il cosiddetto scheduling, riportando tutte le attività e le  relative scadenze su un diagramma di Gantt (ne trovate un esempio qui).

A programmazione ultimata, ne è scaturita una situazione chiara e ben definita dell’insieme dei progetti avviati; in particolare, dalla prima stesura del diagramma di Gantt è emerso che, mentre per le scadenze più immediate era ipotizzabile un sovraccarico di attività da gestire contemporaneamente, dovuto anche alla mancanza di un pregresso lavoro di programmazione, in altri periodi le risorse sarebbero state addirittura sottoutilizzate. In base a ciò, è stata effettuata una riorganizzazione delle attività e una seconda stesura del diagramma di Gantt. In fase decisionale, infine:

• si è fatto ricorso all’outsourcing per i sovraccarichi di lavoro non immediatamente gestibili;
• sono stati redistribuiti i compiti all’interno dell’organizzazione in modo tale da evitare in futuro sia periodi “vuoti” sia “strozzature”.

A distanza di qualche settimana ho richiamato il cliente per chiedere notizie: si è detto molto soddisfatto e ha stimato nel 30 % il risparmio di tempo impiegato. Niente male.